Kun aloittava yrittäjä tuo tuotteitaan ja palvelujaan markkinoille, taikasana on markkinointi. Mainostoimistosta tilataan ensimmäisenä verkkosivut, käyntikortit, esitteet ja muut materiaalit.

Harvemmin tilataan markkinoinnin tai viestinnän suunnitelmaa tai viestintäpalveluja, vaikka juuri viestintätoimistojen tehtävänä on kehittää yrityksen tai yhteisön ulkoista mielikuvaa ja tunnettuutta. Kun kohderyhmät ja keinot on hyvin mietitty, julkisuutta saadaan usein viestintätoimiston kautta edullisemmin kuin perinteisen mainonnan keinoin.

Hyvin suunniteltu on halvemmalla tehty

Yrityksen markkinoinnin ja viestinnän kulmakivenä ja ensimmäisenä toimenpiteenä pitäisi olla jo ennen verkkosivuja markkinointiviestintäsuunnitelman laatiminen. Siihen kirjataan liiketoimintasuunnitelman pohjalta mitä tehdään ja miksi, kenelle, miten, milloin ja millä budjetilla. Parhaimmillaan tätä täydentää yhdessä visuaalisen viestinnän ammattilaisen kanssa tehty markkinoinnin konseptisuunnitelma, jossa määritellään koko markkinointiviestinnän idea ulkoasusta viesteihin ja äänensävyyn saakka.

Ammattilaisen laatima markkinointiviestinnän suunnitelma auttaa verkkosivujen ja muiden markkinointimateriaalien teossa, sillä sen pohjalta copywriter tai muu viestintäammattilainen löytää kohderyhmiä parhaiten puhuttelevat viestit. Kun perusasiat on mietitty, markkinointiviestinnän suunnitteluun kuluu vähemmän kallista mainos- tai viestintätoimistoaikaa, ja suunnitelma maksaa itsensä nopeasti takaisin.

Mihin viestintätoimistoa tarvitaan?

Viestinnän asiantuntijan tehtävänä on löytää yrityksen kohderyhmäkohtaiset ydinviestit sisäistä ja ulkoista viestintää ja markkinointia varten. Viestintätoimisto on myös oikea kumppani silloin, kun tuotannossa, asiakaspalvelussa tai muussa yrityksen tai yhteisön prosessissa viestintä jumittaa ja se näkyy asiakas- ja henkilöstötyytyväisyydessä sekä tuloksessa. Viestinnän asiantuntija auttaa avaamaan kanavat moniin suuntiin ja löytää keinoja kadonneen työpaikkahengen rakentamiseen.

Perinteisimmillään viestintätoimistosta tilataan tiedotteen laatiminen ja jakelu kohdemedioihin. Viestintätoimistot tekevät myös valmiita juttuja yrityksen julkaisuihin kuten henkilöstö- ja asiakaslehtiin, uutiskirjeisiin ja sosiaalisen median kanaviin tai hoitavat koko julkaisun tekemisen avaimet käteen -periaatteella. Edullisimmillaan viestintätoimisto hoitaa yrityksen tekstien oikoluvun ja editoimisen helposti luettavaan ja kiinnostavaan asuun.

Viestintätoimistot tarjoavat myös ulkopuolisen viestinnän asiantuntijan johdon keskustelukumppaniksi ja sparraajaksi pohtimaan viestinnän eri osa-alueiden kehittämistarpeita. Ulkopuolinen viestintäasiantuntija auttaa myös näkemään suuremman kuvan, kun yrityksen tai yhteisön näköpiirissä näkyy suuria muutoksia tai jos pitää varautua viestinnällisesti haastaviin tilanteisiin, esimerkiksi mahdollista kriisiviestintää varten.

Hyvä briiffi säästää aikaa ja rahaa

Ennen kuin yritys tilaa viestintä- tai mainostoimistopalveluja, kannattaa miettiä mitä tehdään, miksi tehdään (tavoitteet ja lähtökohtatilanne), kenelle tehdään (kohderyhmät), miten tehdään, missä ja milloin tehdään. Hyvä toimeksiantobriiffi sisältää edellä mainittujen asioiden lisäksi myös mitä viestejä halutaan saada perille ja millaisia muutoksia tavoitellaan (ajatukset, mielikuvat, toiminta, ostokäyttäytyminen jne.), budjettiraamit sekä tavoitteiden mittaamisen mittarit. Yrityksen markkinointiviestintäsuunnitelmaan voidaan laatia myös julkaisukalenteri, johon toimeksiantobriiffien keskeisimmät kohdat on pohdittu ennalta viestintäkeinoittain.

Jos viestinnän tekijä joutuu lähtemään tyhjin käsin liikkeelle eli tekemään paljon taustatyötä; istumaan palavereissa, soittelemaan useita puheluita ja kokoamaan tietoa murusista, se tietää lisää laskutettavia tunteja ja suurempaa laskua tilaajalle. Kun perusasiat ovat tilaajalle itselle kirkkaana mielessä, on helpompaa kertoa viestinnän ja mainonnan tekijälle, mitä tehdään ja miksi sekä valvoa työn laatua.

Parhaimmillaan viestintä- ja mainostoimistokumppanuus rikastuttaa myös yhdessä tekemisen ja osaamisen tasolla sekä työn tilaajaa että tekijää.