Lomien jälkeen sähköposti laulaa, mikä tarkoittaa enemmän ja vähemmän onnistunutta viestintää sekä roskapostia pursuavaa lootaa. Sähköpostietiketistä on varmasti jauhettu kyllästymiseen asti, mutta en silti malta olla nostamatta esille muutamia asioita, joihin olen viimeisen kuukauden aikana törmännyt. Alla olevilla vinkeillä voit parantaa sähköpostiviestintäsi tehoa huimasti ja luoda positiivista vaikutelmaa itsestäsi ja edustamastasi yrityksestä.

13 vinkkiä tehokkaaseen sähköpostiviestintään:

  1. Vastaa sähköpostiin kahdessa vuorokaudessa, ellei se ole spämmiä tai pelkkä tiedonanto. Ärsyttävintä on, jos sähköpostiin ei vastata lainkaan. Ei edes silloin, kun pyydän kuittausta. Jos et voi vastata sähköpostissa esitettyyn kysymykseen tai pyyntöön parin vuorokauden sisällä, laita edes viesti, että palaat asiaan x päivänä. Ei edes ”lähiaikoina”, sillä se on venyvä käsite. Hiljaisuus kertoo, että asiani ei ole vastaanottajalle tärkeä eikä anna hyvää kuvaa vastaanottajasta ja hänen edustamastaan yrityksestä.
  2. Tee selkeitä ja asiasta kertovia otsikoita. Mitään sanomaton tai kokonaan puuttuva otsikko on yksi syy siihen, ettei sähköpostia avata. Eli älä otsikoi ”tapaaminen” vaan ”Markkinointipalaverin muistio/ajankohta/jne.”
  3. Pidä viesti niin lyhyenä kuin mahdollista ja käytä lyhyitä kappaleita. Siten viesti on helpompaa lukea, mikä säästää sinun ja ennen kaikkea vastaanottajan aikaa.
  4. Älä hukuta viestisi pihviä keskelle liirumlaarumia, vaan kirjoita mahdolliset kysymykset tai vastaukset esitettyihin kysymyksiin heti viestin alkuun. Jos viestin saamisesta on aikaa, käytä kokonaista virkettä, että vastaanottaja ymmärtää, mistä olikaan kysymys.
  5. Käytä ranskalaisia viivoja, bulletpointeja tai numeroituja listoja. Niitä on helpompaa lukea kiireessä kuin pitkiä tekstimassoja.
  6. Jos vastaanottaja ei osaa odottaa viestiäsi, esittele alussa asiasi lyhyesti tyyliin: ”Tapasimme markkinointiviestinnän viikolla xx.xx.xxxx ja juttelimme xxxxx…”
  7. Ole selkeä. Usein sähköpostiviestien lauserakenteet ovat tosi monimutkaisia ja monitulkintaisia. Pahimmillaan kielioppivirheiden vuosi asia jää ymmärtämättä, aiheuttaa väärinkäsityksiä ja/tai lisäkysymyksiä ja antaa huonon kuvan kirjoittajasta.
  8. Älä HUUDA eli vältä isoja kirjaimia. Tärkeät asiat voi lihavoida. Älä kuitenkaan lihavoi liikaa, ettei luettavuus kärsi ja korostettava asia huku vähemmän tärkeiden asioiden joukkoon.
  9. Älä tuki turhaan postilaatikkoja vaan mieti kohderyhmäsi. Jos asia ei koske vastaanottajaa, älä lähetä viestiä – paitsi tiedoksi, jos niin on sovittu. Ilmaise se kuitenkin selkeästi. Eli vältä koko henkilökunnalle/tiimille tarkoitettuja ryhmäviestejä, ellei asia todellakin koske kaikkia.
  10. Muista poistaa sähköpostiviestien ”häntä” ellei se ole tarkoituksenmukaista keskustelun seuraamisen kannalta kaikille vastaanottajille. Jos viesti lähdetään edelleen uudelle henkilölle, ketjussa voi olla arkaluontoistakin asiaa, joka ei koske uutta vastaanottajaa. Muutama vuosi sitten minun haastattelupyyntöni siirtyi konepajalla henkilöltä toiselle ja kun sain vihdoinkin vastauksen, viestiketjun keskellä oli luonnehdintoja ulkonäöstäni ääneni perusteella. Sitä tuskin haluttiin tietooni. Muista myös poistaa Re:Re: -alut otsikoista ja otsikoi viesti sisällön mukaisesti uudelleen. Sama koskee, jos viesti siirtyy uuteen aiheeseen.
  11. Kun lähetät sähköpostia työroolissa, varmista että viestin lopussa on allekirjoituksesi tai ainakin nimesi alta löytyvät yhteystietosi ja tittelisi.
  12. Jos et ymmärrä viestin sisältöä tai et parista-kolmesta muistutusviestistä huolimatta ole saanut vastausta, soita vastaanottajalle neljännen viestin sijasta. Sähköpostiviestintä ei aina tavoita vastaanottajaansa, jos esimerkiksi osoite on muuttunut tai siinä on virhe. Kiiretilanteessa soitto on tehokkaampi kuin sähköposti – varsinkin, jos asia on tärkeä ja vaatii viestin perilletulon ja/tai asian oikein ymmärtämisen vahvistamista. Kun asia on sovittu, on paikallaan lähettää vahvistus, yhteenveto jne. sähköpostilla.
  13. Jos saat ikävänsävyisen sähköpostin, joka vaatii vastaamista, ota aikalisä. Älä koskaan vastaa vihaisena, pettyneenä tai muuten tunnekuohun vallassa sähköpostiin! Lähetä ennemminkin viesti, jossa kerrot palaavasi asiaan heti iltapäivällä / seuraavana aamuna / kun olet selvittänyt asian jne. Jos asia on kiireellinen ja voit rauhallisesti vastata viestiin, kannattaa soittaa viestin sijasta. Näin voit minimoida väärinkäsityksen mahdollisuuden ja varmistaa, että tilanne päätyy kummallekin osapuolelle positiivisessa hengessä.